Messeplanung in 7 Schritten (Checkliste)

Donnerstag, 13. Februar 2020

Sie wollen bei Ihrem nächsten Messeauftritt richtig glänzen? Dann ist eine gute Messeplanung essenziell für die Präsentation Ihres Unternehmens. In diesem Blogbeitrag finden Sie hilfreiche Tipps für die Planung einer erfolgreichen Messebeteiligung.

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1. Ziele festlegen

Bevor Sie mit der Auswahl der Messe, der Konzeption Ihres Messestandes, der Personalplanung etc. überhaupt anfangen, müssen Sie Ihre Ziele klar definieren, da die gesamte Planung von diesen abhängt (Wirkungszusammenhang Ziele, Strategie und Erfolgskontrolle). Also was sind Ihre Ziele? Möchten Sie neue Kunden gewinnen? Das Image Ihres Unternehmens pflegen oder vielleicht sogar verändern? Haben Sie ein neues Produkt, das Sie präsentieren wollen? Sobald Ihre Ziele klar sind, können Sie mit dem Rest der Planung beginnen. Da diese vor allem bei größeren Messen mit einem größeren Zeitaufwand verbunden ist, sollten Sie Ihre Ziele schon einige Monate vor der Veranstaltung definiert haben.

 

2. Messe auswählen und dafür anmelden

Sobald Sie Ihre Ziele definiert und konkretisiert haben, können Sie mit der Auswahl der Messen, auf denen Sie ausstellen möchten, beginnen. Wichtig hierbei: Seien Sie sich darüber bewusst, wer Ihre Zielgruppe ist und auf welchen Veranstaltungen diese zu finden sein wird. Berücksichtigen Sie im Zusammenhang mit Ihrer Strategie auch, ob nur Messen im Inland in Frage kommen oder ob eine Messebeteiligung im Ausland auch denkbar wäre. Nachdem Sie sich für eine oder mehrere Messen entschieden haben, müssen Sie sich dafür als Aussteller anmelden und einen Standplatz beantragen. Auf diese Weise wissen Sie, wo sich Ihr Stand auf der Messe befinden wird, wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht und haben im Normalfall auch direkt einen Ansprechpartner, den Sie bei allerhand technischer Fragen heranziehen können.

 

3. Messekonzept festlegen

Mit Ihren Zielen im Hinterkopf und den Informationen, die Sie über Ihre Standfläche erhalten haben, können Sie mit der Gestaltung Ihres Messestands beginnen. Die Konzeption hängt dabei sehr stark von Ihrem Budget ab. Theoretisch gibt es in Sachen Messedesign keine Grenzen – kostentechnisch sieht das meist jedoch anders aus. Haben Sie nur ein sehr geringes Budget, werden Sie wahrscheinlich nur kleinere Printgrafiken nutzen und eine Theke aufstellen, an der sie sich mit den Messebesuchern unterhalten können. Mit einem größeren Budget steigen jedoch auch die Möglichkeiten in der Gestaltung – von LED-Wänden, bis hin zum Catering und allerhand weiterer Dinge. Eine Frage, die Sie sich bei der Gestaltung Ihres Messestandes stellen müssen, ist, ob Sie diese komplett selbst übernehmen wollen bzw. können oder ob Sie einen externen Dienstleister hinzuziehen. Dabei spielen vor allem das Budget, aber auch die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und die Komplexität des angedachten Messekonzepts eine entscheidende Rolle. Wichtig bei der Gestaltung sind Ihre Zielgruppe, die zu übermittelnde Botschaft und auch, dass das ganze Konzept zu Ihrer Corporate Identity passt (Wie Ihr Messestand zum Besuchermagnet wird (in 6 Schritten)).

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4. Messeauftritt kommunizieren

Auf einer Messe gibt es nicht nur viele Besucher, sondern auch viele Aussteller und diese sind in diesem Zusammenhang Ihre Wettbewerber. Alle wollen die Aufmerksamkeit der Besucher. Nutzen Sie also bereits die Zeit vor der Messe, um Ihren Stand zu promoten. Dabei können Sie alle Kanäle nutzen, über die Sie verfügen. Schicken Sie Ihren Kunden eine Einladung, kündigen Sie die Veranstaltung mit allen Infos wie Standnummer etc. auf Ihrer Website und in Ihrer E-Mail-Signatur an. Teilen Sie Ihre Teilnahme an der Veranstaltung auf Social Media und versenden Sie gegebenenfalls eine Pressemitteilung. Wenn Sie auf Ihrer Seite von der Veranstaltung berichten und diese Seite dann für Suchmaschinen optimieren, werden Sie eventuell auch schon von Besuchern gefunden, die sich über die Messe informieren wollen, ihr Unternehmen aber bisher noch gar nicht kannten.

 

5. Personalplanung

Auf Messen präsentieren Sie Ihr Unternehmen automatisch auf zwei Wegen: über Ihren Messestand und über das Personal, das die Besucher dort empfängt und berät. Deswegen ist es wichtig, das Standpersonal mit Bedacht zu planen. Natürlich gibt es immer die Möglichkeit, Hostessen für ein Event zu engagieren, doch besser beraten können Sie Ihre Kunden wahrscheinlich, indem Sie Ihr eigenes, erfahrenes Personal an den Stand schicken. Beachten Sie, dass das Personal kompetent genug sein sollte, auf alle möglichen Fragen zu antworten und gegebenenfalls auch befugt sein sollte, Entscheidungen zu treffen, die anfallen könnten. Ihr Personal sollte dabei stets freundlich und zuvorkommend, nicht aufdringlich sein. Briefen Sie Ihre Mitarbeiter vorher über die Ziele der Messe und die Botschaft, die Sie verkünden wollen.

Bei der Personalplanung gilt es allerdings nicht nur, zu überdenken, wen Sie das Unternehmen repräsentieren lassen wollen. Sie müssen auch beachten, dass das Personal – sofern Sie eigene Mitarbeiter nutzen – an anderer Stelle für den Zeitpunkt der Messe fehlen wird. Außerdem müssen Sie gegebenenfalls auch planen, dass Ihr Standpersonal eine Unterkunft und Verpflegung in der Nähe des Messestandorts benötigt.

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6. Vorgehensweise auf der Messe

Im Voraus der Messe sollten Sie planen, wie Sie auf der Messe vorgehen. Damit ist beispielsweise gemeint, wie Sie Leads erfassen. Wollen Sie selbst einen Bogen ausfüllen und anschließend die Visitenkarte Ihres Gesprächspartners daran heften oder wollen Sie das doch lieber digital machen? Diese Entscheidung ist wichtig, um entsprechende Leadbögen zu drucken oder um ein digitales Pendant zu schaffen. Ebenfalls im Voraus müssen Sie sich entscheiden, wie Sie die Wirksamkeit Ihres Konzepts untersuchen wollen (Erfolgsmessung). Denn dabei gibt es verschiedene Tools, die unterschiedliches Vorgehen auf der Messe erfordern.

 

7. Transport und Aufbau

Wenn Transport und Aufbau nicht funktionieren, waren alle Mühen bis zu diesem Zeitpunkt umsonst. Sprechen Sie mit den Veranstaltern des Events ab, wann der Aufbau beginnt und organisieren Sie entsprechende Logistikmaßnahmen. Gerade bei größeren Projekten sollte der Transport am besten von Fachmännern übernommen und mit großer Sorgfalt behandelt werden. Der Stand muss allerdings nicht nur ankommen, sondern auch aufgebaut werden. Organisieren Sie also auch hier ein Team, welches das übernimmt, sofern Sie den Aufbau nicht selbst durchführen wollen. Dabei funktioniert das alles nicht nur in eine Richtung, schließlich muss der Stand nach der Messe auch wieder rechtzeitig abgebaut und rücktransportiert werden.

Hands of warehouse worker lifting box, horizontal

 

Fazit

Die Planung einer Messebeteiligung ist zeitaufwendig und möglicherweise auch kostenintensiv und sollte daher keinesfalls vernachlässigt oder nur am Rande behandelt werden. Fangen Sie für einen reibungslosen Ablauf frühzeitig mit der Festlegung der Ziele und der Organisation Ihres Messestandes, des Personals und des Transports und Auf- und Abbaus an. So schaffen Sie die besten Grundlagen für einen erfolgreichen Messeauftritt.

Themen: Event-Management

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Laura Wirtz

Geschrieben von: Laura Wirtz

Als Content Managerin unterstützt Laura die Expocloud seit Ende 2019. Zuvor absolvierte sie ein duales Studium im Bereich BWL mit der Vertiefung Medien- und Kommunikationsökonomie. Währenddessen arbeitete sie in einem Aachener Medienhaus. Neben der Arbeit ist sie begeisterter Fußballfan und reist gerne um die Welt.



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