COVID-19: Messen werden verschoben - Das müssen Sie beachten

Donnerstag, 19. März 2020

Aufgrund des neuartigen Coronavirus werden momentan täglich Messen und Events abgesagt oder verschoben. Was im Moment für eine Zwangspause in vielen Unternehmen sorgt, wird im Sommer und Herbst wahrscheinlich zu ordentlich Stress führen. Der Grund? Viele Messen wie beispielsweise die FIBO, die Hannover Messe oder auch die DMEA werden auf die Sommer- und Herbstmonate verschoben. Wenn im Sommer und Herbst für Sie bereits andere Messen anstehen und jetzt weitere hinzukommen, kann der Planungsaufwand enorm groß werden. Lesen Sie hier, was Sie tun sollten, um Stress zu vermeiden und sich bestmöglich auf die kommende Zeit vorzubereiten.

 

Das A und O: Überblick verschaffen

Das Wichtigste ist zunächst einmal, dass Sie sich einen Überblick verschaffen. Zum einen darüber, welche Messen in der Zukunft anstehen und zum anderen darüber, wie der aktuelle Stand ist. Welche Messen wurden abgesagt, welche verschoben? Wann sind die Ersatztermine angesetzt? Haben Sie an diesen Terminen bereits Aufträge für andere Messen oder stellen selbst irgendwo anders aus? Erstellen Sie am besten einen Kalender oder eine Übersicht dazu und sorgen Sie dafür, dass alle Betroffenen und Involvierten über die Änderungen informiert sind.

 

Aktuelle Aufträge und Stornierungen

Um die finanziellen Verluste in der aktuellen Zeit so klein wie möglich zu halten, ist es ungemein wichtig, dass Sie sich um die Aufträge kümmern, die die aktuell abgesagten bzw. verschobenen Messen betreffen. Dabei gilt es verschiedene Dinge zu beachten: Druckaufträge, Logistikdienstleistungen, Catering etc. Je schneller Sie hier reagieren, desto höher ist die Möglichkeit, die Kosten zu minimieren.

Kosten reduzieren


Personalplanung

Sobald Sie sich einen Überblick verschafft und die aktuellen Aufträge überprüft haben, müssen Sie anfangen zu planen, um den Stress in der Zukunft zu vermeiden. Das beginnt mit der Planung des Personals. Auch hier erstmal ein Blick in die Vergangenheit bzw. die Gegenwart: Welche Mitarbeiter waren für die Veranstaltung eingeplant? Sind diese auch am Ausweichtermin verfügbar oder haben Sie dann vielleicht Urlaub oder andere Termine? Sollte das der Fall sein, ist es wichtig, dass Sie sich frühzeitig um neues Standpersonal kümmern, um Engpässe zu vermeiden. Denn gerade in den sonst für die Messebranche eher ruhigen Sommermonaten planen viele ihren Urlaub. Das ist definitiv ein Aspekt, den Sie während der Planung berücksichtigen sollten. Dabei ist es auch wichtig, entsprechend mit dem Thema umzugehen, um das Verständnis Ihrer Mitarbeiter auf Ihrer Seite zu haben.

 

Messekonzept überdenken

Für jede Messe machen sich die jeweils Verantwortlichen der ausstellenden Unternehmen Gedanken über das Konzept des Messestands. Das hängt vor allem mit dem Ziel und der Intention der Messebeteiligung zusammen. Da nun viele Messen verschoben wurden, sollten Sie für jede der Messen hinterfragen, ob Ihr Standkonzept auch am Nachholtermin noch einsetzbar ist bzw. ob es sinnvoll ist. In vielen Fällen beeinflusst die Terminverschiebung das Messekonzept nicht. Zum Beispiel wenn Sie einfach neue Leads generieren wollen und mit einem sozusagen neutralen Konzept auftreten. Doch es gibt auch Fälle, in denen das Messe- bzw. Standkonzept definitiv noch einmal überarbeitet werden sollte. Ein solcher Fall wäre zum Beispiel, wenn Sie auf einer Messe, die planmäßig Mitte März stattgefunden hätte und nun auf August verschoben wurde, ein neues Produkt vorstellen wollten. Würden Sie nun fünf Monate warten, um das Produkt dann während des Nachholtermins vorzustellen? Wahrscheinlich nicht, denn von dieser Entscheidung wäre weitaus mehr als bloß die Planung einer Messe betroffen. In solchen Fällen müssen Sie sich also Gedanken um ein alternatives Standkonzept machen oder im schlimmsten Fall sogar fragen, ob eine Messebeteiligung am Nachholtermin überhaupt Sinn für Sie macht.

 

Verfügbarkeiten beachten

Nachdem Sie die Frage nach dem Personal geklärt und Ihr Messekonzept noch einmal hinterfragt haben, müssen Sie sicherstellen, dass auch das Equipment für Ihren Messestand verfügbar ist. Damit sind zum Beispiel Möbel, Böden und Druckgrafiken gemeint. Sollte es zu Überschneidungen mit anderen Messeterminen kommen, müssen Sie darauf achten, dass es nicht zu Doppelbuchungen kommt und das benötigte Equipment zur Verfügung steht. Diese Planung kann leider eine sehr aufwendige und kleinteilige Arbeit sein. Sie ist jedoch unverzichtbar, um nicht Ihre Kunden zu verärgern, wenn Sie Messebauer sind, oder eben um nicht an einem leeren Messestand zu stehen, sollten Sie selbst Aussteller sein. Dank der Digitalisierung gibt es Tools, die Ihnen bei der Planung helfen, z.B. die Event-Resource-Management (ERM) von ExpoCloud. ERM unterstützt Sie unter anderem in der Artikelverwaltung; von Werbemitteln und Give-Aways über Druckerzeugnisse und Roll-Ups bis hin zu ganzen Messesets – das gesamte Inventar mit Echtzeit-Bestand und prognostizierter Verfügbarkeit steht jederzeit auf Abruf bereit.

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Engpässe vermeiden

Haben Sie sich einen Überblick darüber verschafft, welches Equipment wann gebraucht wird? Dann wissen Sie nun, wo es in der Zukunft zu Engpässen kommen könnte. Je nach Art des Equipments, das von Engpässen betroffen ist, gibt es nun verschiedene Möglichkeiten, den Bedarf abzudecken. Eine Möglichkeit ist natürlich, zusätzliche Mengen kostenpflichtig zu bestellen bzw. nachzukaufen. So können Sie sicher sein, dass Ihr Bedarf gedeckt ist und es während der Messezeit nicht zu Engpässen kommt. Eine kostengünstigere Alternative wäre es jedoch, stattdessen Miet-Angebote wahrzunehmen. Das macht gerade dann Sinn, wenn die Engpässe, die sich andeuten, tatsächlich nur wegen der aktuellen Lage auftreten und eine Ausnahmesituation sind. Es würde in diesem Fall keinen Sinn machen, neues und ggf. doppeltes Equipment zu besorgen. Miet-Angebote finden Sie ebenfalls auf der ERM Plattform, wo Sie auf zahlreiche Artikel von Mietequipment-Anbietern zurückgreifen können. Falls Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihren Bedarf trotz Engpässen zu decken, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen, müssen Sie sich Gedanken über Alternativen machen. Können Sie vielleicht auf ein anderes Roll-Up zurückgreifen oder ein Messesystem mit einem anderen ersetzen? Falls ja, decken Sie Ihren Bedarf nicht zwingend zu hundert Prozent, doch auf der anderen Seite halten Sie Ihre Kosten so gering wie eben möglich.

 

Informieren Sie Ihre Kunden

Bei der ganzen Planung rund um die abgesagten und verschobenen Messen dürfen Sie Ihre Kunden nicht vergessen. Denken Sie daran, Ihre Kunden bzw. Kontakte darüber zu informieren, dass die Veranstaltung nicht (am zunächst angedachten Termin) stattfinden wird. Diese Kommunikation ist vor allem dann wichtig, wenn Sie im Vorfeld bereit Gesprächstermine mit Interessenten oder Kunden hatten. Bestenfalls sorgen Sie im Zuge dessen auch schnellstmöglich für Alternativen, bieten z.B. ein Telefongespräch als Alternative an. Kommunizieren Sie außerdem den Nachholtermin der und bewerben Sie diesen, wie gewohnt, auf allen Kommunikationskanälen.

 

Fazit

Durch die aktuellen Entwicklungen des Coronavirus und die damit verbundenen Absagen und Verschiebungen von Messen, ergibt sich aktuell eine Zwangspause. Diese sollten Sie aber keinen Falls aussetzen und abwarten. Zum einen ist es jetzt unverzichtbar, schnell zu handeln und aktiv zu werden, um Kosten zu reduzieren. Zum anderen ist es aber auch sehr wichtig, bereits zu planen, denn geschuldet dessen, dass einige Termine auf den Sommer und Herbst verschoben wurden, wird die Planung in der Zukunft aufwendiger, sofern für Sie an diesen Terminen bereits andere Messen und Events anstehen.

 

Themen: Event-Management Tipps

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Laura Wirtz

Geschrieben von: Laura Wirtz

Als Content Managerin unterstützt Laura die Expocloud seit Ende 2019. Zuvor absolvierte sie ein duales Studium im Bereich BWL mit der Vertiefung Medien- und Kommunikationsökonomie. Währenddessen arbeitete sie in einem Aachener Medienhaus. Neben der Arbeit ist sie begeisterter Fußballfan und reist gerne um die Welt.



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