COVID-19: Zwangspause nutzen - Das sollten Sie jetzt tun

Freitag, 13. März 2020

COVID-19 trifft viele Branchen völlig unerwartet. Auch die Absage des Mobile World Congress (MWC) in Barcelona hat zunächst alle überrascht. Mittlerweile werden Messen und andere Veranstaltungen tagtäglich verschoben oder gar abgesagt. Spätestens seit Gesundheitsminister Jens Spahn dazu geraten hat, alle Großveranstaltungen mit mehr als 1000 Teilnehmern abzusagen. Das sorgt bei den Unternehmen für nicht unerhebliche Zwangspausen. Aufträge werden storniert und das Personal steht ohne Aufgaben da. Doch statt nur das Negative darin zu sehen, sollten wir uns vielleicht fragen, ob und wie man die so plötzlich freigewordene Zeit nutzen kann?

Was tun in der Zwangspause?

 

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen

Es ist wohl eins dieser Themen, die besonders gerne aufgeschoben werden: Digitalisierung. Dabei ist gerade das wahrscheinlich das Thema, das man nicht vor sich herschieben sollte. Vor allem in der Messebranche sehen viele die Digitalisierung als Feind, Fluch oder gar Untergang realer Messen. Das ist ein großer Fehler. Die Digitalisierung kann schon lange nicht mehr umgangen oder ignoriert werden. Stattdessen sollten wir uns der digitalen Revolution annehmen und mit innovativen Lösungen die Branche revolutionieren.

 

Wo gibt es Handlungsbedarf?

Doch wo fängt man mit der digitalen Transformation im Unternehmen an? Wo besteht der größte Handlungsbedarf? Wichtig ist hierbei vor allem: die Digitalisierung ist eine Chance, durch die digitale Transformation sollen Arbeitsaufwand und Kosten reduziert werden. Vielleicht haben Sie schon eine Maßnahme im Kopf, die Sie bereits lange umsetzen wollten und Ihnen bisher vielleicht nur die Zeit fehlte. Falls Sie solche Pläne nicht hatten, fragen Sie sich einfach, bei welchem Ihrer Prozesse Sie durch digitale Tools unterstützt werden können und wo Sie momentan noch den größten „analogen“ Aufwand vernehmen. Wenn Sie sich der digitalen Transformation Ihres Unternehmens annehmen, dann denken Sie nicht nur an interne Geschäftsprozesse. Denken Sie viel mehr auch an Ihre Kunden. Was wollen Ihre Kunden in der Zukunft und was erwarten sie von Ihnen? In dem Zusammenhang lohnt sich vor allem auch der Blick auf die Mitbewerber. Welche digitalen Lösungen bieten Ihre Konkurrenten an? Was davon scheint besonders gut zu funktionieren? Während der Zwangspause haben Sie die Zeit sich intensiver als vorher mit der Marktanalyse und der Implementierung neuer Lösungen zu beschäftigen und das sollten Sie auch. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Konkurrenten Ihren Kunden nichts anbieten können, was Sie nicht auch haben.

 

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Agile Online-Systeme

Ein Beispiel für digitale Lösungen in der Messe- und Event-Industrie sind agile Online-Systeme. Sie werden bereits von zahlreichen Messebauern und Eventagenturen eingesetzt und sind damit etwas, was in der Zukunft zum Standard der Branche gehören wird. Diese Systeme sind so erfolgreich, weil sie digital und ganzheitlich den operativen Workflow eines effektiven Event-Managements abbilden: Planung, Ausführung und Analyse. Dadurch machen Sie die Arbeit erheblich effektiver. Steigerung der Effektivität schön und gut, aber wie genau wird Ihre Arbeit durch den Einsatz eine solchen Online-Systems denn effektiver? Nun ja, auf der einen Seite sinken Planungsaufwand und Planungskosten erheblich, während die Planungsgeschwindigkeit auf der anderen Seite spürbar zunimmt. So wird Ihre Arbeit deutlich agiler, was in den heutigen Zeiten, die, wie das Coronavirus uns zeigt, so unbeständig sind, unfassbar wichtig ist. Dynamik und Agilität werden zum absoluten Überlebensfaktor. Um nun konkrete Vorteile eines solchen Online-Systems nennen zu können, werde ich diese anhand der ExpoCloud Event-Resource-Management (ERM) Plattform aufzeigen.

 

Individuell für jedes Unternehmen

Durch die modulare Zusammenstellung der Event-Resource-Management Plattform können Sie das Tool individuell auf Sie angepasst nutzen. Die Module bieten allerhand Funktionalitäten, die Sie und Ihre Kunden in allen Phasen des Event-Managements bestmöglich unterstützen: Planung, Ausführung, Analyse. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Module einzeln zu nutzen oder eben gemeinsam und so die bestmöglichen Effekte zu erzielen und die Ergebnisse jeder einzelnen Phase prozessoptimierend in der nächsten Phase einzusetzen.

Planung

Die Unterstützung der ERM Plattform beginnt mit dem Modul „Studio“ bereits in der Planungsphase einer Messe bzw. eines Events. Studio ist ein 3D Konfigurator mit dem Messestände virtuell zusammengestellt werden können – von Möbeln über Böden bis hin zu einzelnen Grafiken. So kann einfach und schnell ein individuelles Standkonzept erstellt werden, bei dem auf eigene Möbel oder auch auf Mietequipment verschiedener Partner zurückgegriffen werden kann.

Digitale Planung mit Studio

Ausführung

Nachdem Sie in der Planungsphase mit Studio ein Standkonzept für sich oder Ihre Kunden erstellt haben, unterstützt ERM sie auch in der nächsten Phase des Event Managements. Mit der Online Bestellplattform können Ihre Kunden nun den zuvor erstellten Messestand schnell und einfach bestellen. Aber natürlich nur, wenn die entsprechenden Ressourcen auch vorhanden sind. Um das schnellstmöglich sicherzustellen unterstützt die ERM Plattform Sie mit dem Lagermanagement, indem es den Echtzeitbedarf von Stellplätzen und Ressourcen sowie die prognostizierte Verfügbarkeit dieser anzeigt. Gerade dieser Punkt wird aufgrund der aktuellen Lage noch besonders wichtig. Die meisten der Veranstaltungen, die momentan verschoben werden, finden voraussichtlich im Sommer bzw. Herbst statt. Die zahlreichen neuen Termine müssen zusätzlich zu den regulär dann stattfindenden Messen und Veranstaltungen bei der Planung und Organisation berücksichtigt werden. Das betrifft allerhand Ressourcen: Zeit, Personal, Equipment etc.

 

Digitale Ausführung mit ERM

Analyse

Auch in der letzten Phase des Event-Managements unterstützt ERM Sie. Doch ist es überhaupt die letzte Phase? Nach der Messe ist vor der Messe und wenn man es richtig macht, sollte man von einem Kreislauf sprechen, bei dem die drei Phasen lediglich einen Zyklus darstellen. Mit der Analyse des einen Events, wird sich mit Verbesserungsvorschlägen am Konzept schon wieder auf die Planung des nächsten Events vorbereitet. Die Analysephase ist also unabdingbar für ein erfolgreiches Event-Management. Hier wird der Messeerfolg kontrolliert und analysiert. Auch dabei bieten digitale Tools eine massive Unterstützung. Denn anders als früher, wo der Erfolg von Live Kommunikation auf Basis von Aussagen wie „Wir hatten viele interessante Gespräche“ bewertet wurde, erhalten Sie mit Tools wie Event-Metrics konkrete Zahlen, die Aufschluss über das Besucherverhalten an Messeständen geben: Anzahl der Messe- und Standbesucher, deren Verweildauer sowie der Anteil der wiederkehrenden Besucher. So können Sie den Erfolg von Veranstaltungen für sich und Ihre Kunden messen, Ihre Standkonzepte analysieren und anschließend auswerten. Aus den daraus resultierenden Erkenntnissen können Sie Verbesserungen für Ihre nächste Veranstaltungen ableiten.

 

Digitale Analyse mit Event-Metrics

 

Fazit

Digitalisierung ist unumgänglich und betrifft jeden von uns. Das ist allerdings kein Fluch, sondern vielmehr eine Chance. Viele Prozesse werden vereinfacht und sogar neue Möglichkeiten und Potenziale werden geschaffen. Arbeiten wird rundum agiler und flexibler, was, wie sich gerade jetzt wieder zeigt, von oberster Priorität ist. Die aktuelle, zunächst negativ konnotierte Zwangspause durch den Coronavirus bietet uns die Möglichkeit, ein wenig das Tempo aus dieser schnelllebigen Zeit rauszunehmen, um uns digital zu transformieren, um in der Zukunft bestmöglich aufgestellt zu sein.

Themen: Event-Resource-Management

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Laura Wirtz

Geschrieben von: Laura Wirtz

Als Content Managerin unterstützt Laura die Expocloud seit Ende 2019. Zuvor absolvierte sie ein duales Studium im Bereich BWL mit der Vertiefung Medien- und Kommunikationsökonomie. Währenddessen arbeitete sie in einem Aachener Medienhaus. Neben der Arbeit ist sie begeisterter Fußballfan und reist gerne um die Welt.



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