Das beste Tool für das Event-Management

Sonntag, 20. Oktober 2019

Das Thema des heutigen Blog Beitrages lautet provokant „Das beste Tool für das Event-Management“ – gibt es denn das überhaupt? Bereits im letzten Blog Beitrag haben wir über die Chancen und Herausforderungen der Live-Kommunikation im Bezug auf das Thema „Digitalisierung“ besprochen – also den perfekten Nährboden für Tools.

BrandEx Festival 2020 – Digitalisierung – BlogPost #2 Digitalisierung und Tools

Einer meiner Lieblingssprüche in meiner Zeit in den USA war immer „When all you have is a hammer, every problem looks like a nail!“. Wie zutreffend doch dieser Spruch in vielen Fällen ist – so auch bei der Suche nach Tools um Herausforderungen im Event-Management zu meistern. So wundert es kaum, der Sieg geht an Microsoft Excel.

Das beliebteste Tool im Event-Management ist Microsoft Excel.

Da ist übrigens auch nichts Schlechtes dran. Excel ist weit verbreitet, nahezu jeder kann damit arbeiten und vor allem können wir die Informationen einfach austauschen oder übermitteln. Die Generation Y tendiert inzwischen zu Goolge Docs, da Sie hier die Informationen nicht austauschen, sondern direkt mit allen Stakeholdern teilen können. Aber auch daran ist nichts auszusetzen – zumindest solange ich nicht mit der DSGVO-Brille auf die Inhalte der Tabellen schaue.

Was gibt es noch?

Aber was machen wir mit den Aufgaben, die wir nun mal nicht mit Excel abbilden können oder wollen? Gibt es da nicht spezielle Lösungen. Doch die gibt es, und zwar wie Sand am Meer.

  • So nutzen wir z.B. ERP-Systeme zur Verwaltung von (Möbel, Werbemittel) oder
  • CRM-Systeme zur Verwaltung der Messebesucher.
  • Die Kommunikation legen wir ordentlich in Outlook ab oder nutzen bereits Formulare in einer Intranet-Lösung.
  • Und Analysen: Naja, da tragen wir dann doch wieder alle Informationen in Excel zusammen.

Während jedes Tool für die jeweilige Aufgabe perfekt geeignet schein – so eint sie doch ein gemeinsamer Nachteil. Sie alle sind Inseln. D.h. sie sind perfekt für die jeweilige Aufgabenstellung geeignet, können aber nur eingeschränkt miteinander kommunizieren. In den 90er Jahren haben wir das als Medienbruch bezeichnet – heute nennen wir es vereinfacht „Schnittstellen-Problem“.

Der Grund hierfür ist ganz einfach: Alle Lösungen sind zur Bewältigung einer einzelnen Herausforderung oder Anforderung entwickelt oder adaptiert worden – und wie das oft so ist, hatten wir das große Ganze (in dem Moment des Problems) nicht im Blick. Um diesen Blick so gewinnen – sozusagen die Vogelperspektive einzunehmen – bietet sich die Entwicklung eines Frameworks an.

 

Event-Resource-Management Framework

Genau dieser Aufgabe haben wir uns (das bin ich und Prof. Sven Rehm) während der Vorbereitung auf unser Buch „Event-Resource-Management“ gestellt. Dabei hat ein Framework niemals den Anspruch auf „Vollständigkeit in der Sache“ – wie sollte das in unserer dynamischen Welt auch möglich sein. Vielmehr bietet ein Framework die Grundlage für die zukünftige Einordnung oder Klassifizierung von Tools innerhalb des Frameworks. Nachfolgend finden Sie das aktuelle Event-Resource-Management Framework, dessen Sichten ich nachfolgend kurz anhand von Beispielen ansprechen möchte.

 

Technologie Management

Eine Kernfrage des Technologie-Management ist z.B. die Betrachtung der Infrastruktur. Wie möchten wir die verschiedenen Anwendungen im Event-Management den Nutzern bereitstellen. Klassisch als lokale Softwareinstanzen, Server-basiert oder als Cloud-Dienst, der den Zugriff von zahlreichen Endgeräten ermöglicht.  

 

User-Management

Im User-Management wird die Frage beantwortet, wie wir den Zugriff auf die verschiedenen Anwendungen steuern? Hat jede Anwendung Ihre eigenen Zugangsdaten oder können wir über zentrale Identitätsdienste den Zugriff auf die Anwendungen steuern und regulieren? Wie tiefgreifend muss ein solches User-Management sein – reicht es den Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten (Anwendungen, Apps, etc.) zu regulieren oder müssen wir auch die zu verarbeitenden Daten auf die Rolle adjustieren, bzw. einschränken? Aus diesem Grund ist die Säule User-Management im Framework eng mit der genutzten Technologie verbunden und hat Einfluss auf alle anderen Elemente des Frameworks.

 

Resourcen-Management (Inventory Management)

In diesem Bereich, der zweiten Säule des Frameworks, geht es schon sehr konkret um das Management der Ressourcen, die wir in der Live-Kommunikation benötigen.  (Anmerkung: der aufmerksame Leser, wird die Abweichung zu grafischen Darstellung des Frameworks bemerken. So distanziert sich die aktuelle Version des Frameworks vom Begriff des zumeist physisch definierten „Inventory“ hin zur Resource, die auch digitaler Natur sein kann.) Dieser Bereich beschreibt daher alle Daten oder Prozesse, die mit der Bereitstellung von Ressourcen (Möbeln, Werbemitteln, Personen, Dienstleistungen und digitalen Daten) zusammenhänge.

 

Target-Group-Management

Die dritte Säule des Frameworks setzt den Fokus auf die Zielgruppe der verschiedenen Maßnahmen der Live-Kommunikation. Dies sind in der Regel die Informationen, die wir in CRM-Systemen pflegen. Während wir bei Closed-Events (e.g. Hausmessen) die Personen der Zielgruppe bereits vor der Veranstaltung kennen, entstehen bei Open-Events (e.g. öffentliche Messen) die entsprechenden Daten erst während oder nach der Veranstaltung. Ein Beispiel für Anwendungen in diesem Bereich sind z.B. Apps zur Erfassung von Leads auf Veranstaltungen.

 

Process-Management

Das Process-Management betrifft alle sogenannten Bewegungsdaten, also alle Daten, die durch die Durchführung von Prozessen erstellt, verändert oder gelöscht werden. Dies können also Anwendungen oder Prozesse sein, die zur Bestellung von Equipment, Personal, Catering, etc. für Veranstaltungen genutzt werden. Jeder dieser Prozesse hat Einfluss zum Beispiel auf die zur Verfügung stehen Ressourcen und zumeist auch auf Kosten des Event-Managements.

 

Event-Management

Während der Begriff „Event-Management“ den Überbegriff des Frameworks bildet – wird er innerhalb des Frameworks „eng“ verstanden und bezieht sich ausschließlich auf das quantitative Management von Veranstaltungen. So gehören in diesen Bereich des Frameworks alle Themen rund um Event-Controlling sowie quantitative, qualitative und integrative Kennzahlensysteme. Diese Systemen bilden die Grundlage für einen notwendigen PEA-Zyklus, der aus den Phasen Event-Planung (Planning), Event-Ausführung (Executing) und Event-Analyse (Analyze) besteht.

 

Business-Analytics

Der Bereich Business-Analytics hat die Verbindung der Daten in allen Elementen des Frameworks zur Aufgabe. Damit werden die in den verschiedenen Elementen bereitgestellten oder modifizierten Daten konsolidiert und damit eine ganzheitliche Betrachtung im quantitativen Event-Management ermöglicht.

 

 

Löst nun das Event-Resource-Management Framework alle unsere Probleme. Nein, bei weitem nicht. Den von Sich aus stellt es keine Funktionen zur Verfügung, die unsere Leben im Event-Management einfacher machen. Nichts desto trotz bildet es die Grundlage der weiteren Arbeit in der Digitalisierung des Event-Managements. Denn ohne eine „Landkarte“ der Applikationen im Event-Management werden wir zunehmend Tools „ohne Verbindung“ – sozusagen Stand-Alone – implementieren. Dies geht am Anfang sehr einfach mit Quick-Wins. Aber spätestens bei der Skalieren – wir erinnern uns – einer der Erfolgsfaktoren der Live-Kommunikation werden uns nicht-integrierte Ansätze mit erheblicher Mehraufwand an den Schnittstellen auf die Füße fallen.

Themen: Insider, BrandEx2020, Event-Management, Digitale Tools für das Event-Management

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Dr. Christian Coppeneur-Gülz

Geschrieben von: Dr. Christian Coppeneur-Gülz

Nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Vallendar, Rom und Los Angeles promovierte Christian Coppeneur-Gülz im Bereich Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement an der WHU – Otto Beisheim School of Management. Mit Fokus auf Digitalisierung, Prozessoptimierung und Kostensenkung im Bereich Live-Kommunikation entwickelte Dr. Christian Coppeneur-Gülz mit ExpoCloud, die führende Event-Marketing-Automation Plattform mit inzwischen über 7.000 internationalen Anwendern. Ob cloudbasierte Business Intelligence, automatisierte Besuchermessung oder KI-basierte Content-Steuerung – sein Pioniergeist revolutioniert die Branche. Dr. Christian Coppeneur-Gülz ist gefragter Keynote Speaker und hält regelmäßig Vorträge und Vorlesungen zur digitalen Transformation der Live-Marketing-Branche. Er ist Autor des Standardwerks „Event-Resource-Management“