Efficiënt artikelbeheer in ExpoCloud: categorieën eenvoudig aanpassen en verplaatsen

In de wereld van evenement- en beursmanagement is een snelle en flexibele organisatie essentieel. Iedereen die met verschillende items werkt, moet deze efficiënt kunnen beheren om het gebruik van middelen te optimaliseren. Dit is precies waar ExpoCloud om de hoek komt kijken: De software biedt een centraal platform voor het beheer van evenement- en beursitems en maakt het voor bedrijven eenvoudiger om hun materialen in realtime te organiseren. Met de laatste functionele verbetering hebben portaalbeheerders nu de mogelijkheid om zelfstandig items naar andere categorieën te verplaatsen en bestaande categorieën aan te passen.

Inhoud

1. Nieuwe opties voor nog efficiënter artikelbeheer

2. Stap voor stap: Hoe gebruik je de nieuwe functies?

3. Wat zijn de voordelen van deze functionele uitbreiding?

4. Meer efficiëntie voor portaalbeheerders met ExpoCloud

1. Nieuwe opties voor nog efficiënter artikelbeheer

Voorheen konden alleen WWM-medewerkers deze aanpassingen maken, wat extra werk opleverde door de benodigde coördinatie en e-mailcommunicatie. De nieuwe functie ontlast dit proces en geeft portaalbeheerders meer controle over hun eigen artikelinventaris - zonder afhankelijk te zijn van externe ondersteuning.

1.1. Hoe ondersteunt ExpoCloud specifiek portaalbeheerders?

Een duidelijke en logische structuur van items is essentieel om snel de juiste middelen te vinden voor een evenement. Met de nieuwe functionaliteit kunnen portaalbeheerders hun items beter organiseren en realtime aanpassingen doen. De belangrijkste nieuwe functies zijn.

• Bestaande categorieën bewerken: Beheerders kunnen de naam, beschrijving, het type en de sortering van een categorie direct aanpassen.
  
• Teams toewijzen: Het is mogelijk om te definiëren welke teams toegang hebben tot een specifieke categorie.
  
• Artikeleigenschappen configureren: Bepaalde artikeleigenschappen kunnen aan- of uitgezet worden zodat ze zichtbaar zijn voor gebruikers.
  
• Artikelen verplaatsen: Artikelen kunnen nu worden gereorganiseerd binnen bestaande categorieën met behulp van drag & drop.

2. Stap voor stap: Hoe gebruik je de nieuwe functies?

2.1. Hoe werkt het bewerken van categorieën in ExpoCloud?

De werking van deze nieuwe functie is intuïtief. Om een bestaande categorie aan te passen, navigeren portaalbeheerders naar itembeheer in de ExpoCloud interface. Een potlood icoon verschijnt naast elke categorie. Door hierop te klikken opent een venster met de relevante instellingen:

1. De naam van de categorie kan direct worden aangepast.
2. Een beschrijving kan worden toegevoegd of bijgewerkt om de categorisatie van items transparanter te maken.
3. Het type en de sortering van de categorie kan worden aangepast.
4. Het veld “Contract” kan niet worden gewijzigd om ervoor te zorgen dat alle categorieën aan de juiste contractaccount gekoppeld blijven.
5. Onder Teamtoewijzing kun je definiëren welke gebruikersgroepen toegang hebben tot deze categorie.
6. Daarnaast kunnen artikeleigenschappen worden geactiveerd of gedeactiveerd om beter te kunnen filteren binnen de categorie.

Na het bewerken klik je gewoon op “Opslaan” om de wijzigingen direct in het systeem toe te passen.

2.2. Nieuwe categorieën maken - nog meer structuur voor artikelinventarissen

Naast het bewerken van bestaande categorieën, kunnen beheerders ook direct in het systeem nieuwe categorieën aanmaken. Dit maakt een nog individuelere organisatie van artikelinventarissen mogelijk. Het proces is net zo eenvoudig:

1. In artikelbeheer staat bovenaan een plusteken waarmee een nieuwe categorie kan worden aangemaakt.
2. De relevante informatie zoals naam, beschrijving, type, leveringswijze en sortering worden ingevoerd in het venster dat wordt geopend.
3. De contractcode is al vooraf ingevuld en kan niet worden bewerkt om te voldoen aan de richtlijnen voor gegevensbescherming.
4. De teams die toegang moeten hebben tot de nieuwe categorie kunnen hier ook worden gespecificeerd.
5. De nieuwe instellingen worden opgeslagen en de categorie is onmiddellijk beschikbaar.

Om ervoor te zorgen dat de nieuwe categorie ook kan worden gebruikt, moet deze tot slot rechtsboven worden geactiveerd.

2.3. Artikelen flexibel verplaatsen - moeiteloos via drag & drop

Een ander probleem dat met de nieuwe functie is opgelost, is het tijdrovende proces van het verplaatsen van artikelen naar andere categorieën. Voorheen moesten dergelijke wijzigingen via WWM worden aangevraagd. Met de nieuwe drag & drop-functie hebben portaalbeheerders nu de mogelijkheid om artikelen zelf te reorganiseren.

Met het geribbelde pictogram naast elke categorie kun je items verplaatsen door er eenvoudigweg op te klikken. Als het een subcategorie is, verschijnt er een bevestigingsprompt met de vraag of het item naar hetzelfde niveau of als subcategorie moet worden verplaatst. Deze functie zorgt ervoor dat wijzigingen doelgericht en zonder onbedoelde reorganisatie worden doorgevoerd.

Elke verplaatsing gaat ook gepaard met een bevestigingsprompt om onjuiste invoer te voorkomen: “Wil je item [XYZ] echt verplaatsen van categorie [A] naar categorie [B]?”. De wijziging wordt pas toegepast na bevestiging.

3. Wat zijn de voordelen van deze functionele uitbreiding?

De nieuwe categorie- en artikelbeheerfunctie in ExpoCloud biedt tal van voordelen voor bedrijven die hun beurs- en evenementmateriaal efficiënt willen organiseren:

1. Onafhankelijkheid door zelfstandig beheer
   Portaalbeheerders hoeven niet langer te wachten op externe verwerking - aanpassingen worden direct in het systeem doorgevoerd en zijn direct van kracht.
   
2. Minder coördinatie-inspanning
   De nieuwe functie vermindert de interne communicatie. Voorheen moesten wijzigingen moeizaam per e-mail worden aangevraagd; nu kunnen ze direct worden doorgevoerd.
   
3. Snellere processen en meer flexibiliteit
   Structuren kunnen in realtime worden aangepast, waardoor bedrijven flexibeler kunnen reageren op nieuwe vereisten.
   
4. Duidelijke gebruikersrechten en gegevensbeveiliging
   Alle wijzigingen worden doorgevoerd binnen de bestaande gebruikersrechten. Contractinformatie is beschermd en kan niet per ongeluk worden gewijzigd.
   
5. Beter overzicht en organisatie
   De mogelijkheid om categorieën en artikelen gericht te beheren zorgt voor een opgeruimde structuur die efficiënt gebruik mogelijk maakt.
   
   

4. Meer efficiëntie voor portaalbeheerders met ExpoCloud

Met deze nieuwe functies geeft ExpoCloud portaalbeheerders meer flexibiliteit en onafhankelijkheid bij het beheren van hun artikelen. De mogelijkheid om zelfstandig categorieën aan te passen, nieuwe categorieën aan te maken en artikelen te verplaatsen met drag & drop zorgt voor een efficiëntere organisatie en bespaart tijd in het dagelijkse werk.

Wie ExpoCloud gebruikt, profiteert van een geoptimaliseerde workflow die speciaal is afgestemd op de eisen van evenement- en beursmanagement. De nieuwe functie is een verdere stap naar slim en gebruiksvriendelijk itembeheer.

Meer informatie over ExpoCloud en ontdek de mogelijkheden voor een beter beheer van uw evenementmiddelen: Meer informatie over ExpoCloud