De pandemie van het coronavirus heeft de hele beurs- en evenementenbranche voor enorme uitdagingen gesteld. Terwijl de beurs- en evenementenafdelingen van exposerende bedrijven nog steeds druk bezig zijn met het afhandelen van geannuleerde beurzen en evenementen, komt een ander probleem steeds meer naar voren: wat doen we met onze beursstand en ons beursmateriaal?
De belangrijkste vragen hierbij zijn:
WHoe sla ik mijn beursmateriaal efficiënt op tot de herstart?
Is mijn beursmateriaal veilig waar het nu is?
Welk materiaal hebben we in de toekomst nog nodig?
Dit artikel bespreekt mogelijke oplossingen en beschrijft hoe duurzame en innovatieve opslag van beursstands en beursmaterialen eruit ziet.
Sinds het begin van het jaar worden de evenementen- en beursafdelingen van exposerende bedrijven opgeschrikt door de pandemie van het coronavirus. Vooral de afgelastingen op korte termijn in de eerste helft van het jaar hebben de verantwoordelijken enorm belast. Hele toeleveringsketens moesten in zeer korte tijd worden geannuleerd en teruggedraaid. Helaas bleef ook de hoop op een beetje herstel in de over het algemeen rustige zomermaanden uit, want er verschenen nieuwe uitdagingen aan de horizon. Door de afgelasting van beurzen in de herfst en de toenemende economische risico's in de sector hebben organisatoren van evenementen nu te maken met een nieuw en kritiek probleem:
Is mijn standbouwmateriaal nog wel veilig, waar ligt het momenteel opgeslagen en hoe organiseer ik de opslag efficiënt? (zonder te weten wanneer de herstart zal plaatsvinden en welk materiaal ik nog nodig zal hebben)
De belangrijkste uitdaging hierbij is niet alleen om een snelle en kosteneffectieve oplossing te vinden voor de opslag van beursstands en beursmaterialen, maar ook om het beheer van beursbouwmaterialen (beursstands, beursmateriaal, tentoonstellingen, reclamemateriaal, giveaways, enz.) te verheffen tot een duurzame en vooral flexibele oplossing voor de lange termijn. Tegenwoordig worden dergelijke oplossingen event resource management genoemd, d.w.z. het beheer van alle middelen die nodig zijn voor evenementen en beurzen.
Event-Resource-Management – quo vadis?
Als onderdeel van het onderzoek voor het boek „Event-Resource-Management mit digitalen Tools“ heb ik in detail gekeken naar de operationele praktijk en de noodzakelijke reorganisatie van het beheer van beursmaterialen.
Meer informatie over het boek Event-Resource-Management mit digitalen Tools
Op basis van een raamwerk werden zes beslissende succesfactoren voor het duurzame beheer van de middelen voor handelsbeurzen geïdentificeerd:
Informatie
kosten
wendbaarheid
snelheid
Schaalbaarheid
Kwaliteit
Deze 6 succesfactoren bieden dus een structureel kader voor de selectie van aanbieders en een toekomstbestendige oriëntatie voor de opslag van tentoonstellingsmateriaal.
In de inleiding stelden we al de vraag welke beursmaterialen in de toekomst nog nodig zullen zijn. Hoewel de vraag in wezen juist en belangrijk is, slagen veel bedrijven er niet in om de vraag te beantwoorden:
“Welk beursmateriaal hebben we eigenlijk?”
Dit probleem wordt heel goed beschreven door de succesfactor “informatie” in eventmanagement. Met andere woorden, als we niet weten wat we eigenlijk hebben, kunnen we de vraag “Wat hebben we nog meer nodig?” niet op een zinvolle manier beantwoorden. Efficiënt en effectief voorraadbeheer moet daarom gebaseerd zijn op volledige en actuele informatie. Tegenwoordig voldoen zogenaamde ERM-softwareoplossingen meestal aan deze eis. Deze oplossingen fungeren als interface tussen het voorraadbeheer van de standbouwer en de evenementenafdeling van de klant.
Deze tools bieden een kwantitatieve basis, vooral als het gaat om het bepalen welk materiaal in de toekomst nodig zal zijn. Dit betekent dat beslissingen over de verdere opslag of verwijdering van materiaal genomen kunnen worden op basis van cijfers en niet op “buikgevoel”.
Maar zelfs in de huidige situatie biedt het aanpassen van event management aan een dergelijke oplossing aanzienlijke voordelen. De introductie van een dergelijk systeem maakt het beschikbare materiaal in één oogopslag zichtbaar en helpt dus bij de beslissing wat af te voeren. Bij veel projecten hebben we gemerkt dat er veel materiaal werd weggegooid nadat het systeem was ingevoerd. De reden is heel eenvoudig: mensen realiseerden zich niet eens dat ze het nog hadden. In sommige gevallen werden zelfs producten met historische logo's of verlopen reclamemateriaal jarenlang voor niets opgeslagen.
De belangrijkste factor voor de kosten van de opslag van beursmaterialen en -benodigdheden is simpelweg de hoeveelheid opgeslagen materiaal. Dit wordt meestal gemeten in palletplaatsen of kubieke meters (m³).
Zoals beschreven in succesfactor 1 “Informatie”, is exacte kennis van de beschikbare materialen en hun hoeveelheid van enorm belang voor het management. Het is daarom raadzaam om eerst de voorraden vast te leggen en te analyseren op basis van een ERM-systeem. Alleen al de volledige registratie en online visualisatie laten een direct besparingspotentieel zien. Het doel moet dus zijn om het aantal palletplaatsen of het opslagvolume te verminderen.
Een ander aspect van kosten zullen we leren kennen in het gedeelte “Wendbaarheid”. Vooral in volatiele tijden hebben de flexibele verandering van voorraadniveaus en de bijbehorende factureringsintervallen een blijvende impact op de totale kosten. Het dogma is: flexibiliteit op korte termijn is beter dan kostenreductie op lange termijn.
We leven in een wereld die vaak wordt beschreven met de term VUCA. Het is vluchtig, onzeker, complex en dubbelzinnig. De huidige pandemie van het coronavirus is nog een voorbeeld van deze onzekerheid.
In die zin moet het magazijnbeheer van meetapparatuur snel kunnen reageren op veranderingen. Een voorbeeld is de voorspelbaarheid van voorraadniveaus, zelfs in een volatiele omgeving.
Goed magazijnbeheer is daarom in staat om voorraadniveaus te voorspellen op basis van een ERM-oplossing en zo de basis te leggen voor wendbare besluitvorming. We kunnen volgende week exposeren. Hebben we de benodigde apparatuur beschikbaar? Hebben we nog genoeg brochures?
De wendbaarheid van eventmanagement wordt dus grotendeels bepaald door de snelheid van informatie en de beschikbare digitale tools.
Naast wendbaarheid moet moderne opslag van beursmateriaal ook snel zijn. Wat heb je immers aan behendig handelen als het lang duurt om het uit te voeren? Kies daarom voor een aanbieder die ook de juiste expertise heeft in de logistiek van evenementenbenodigdheden. Hiervoor is het noodzakelijk dat de aanbieder direct verbonden is met vervoerders (verzenddienstverleners) en zo de verplaatsing van beursmateriaal direct kan afhandelen.
Het diagram toont bijvoorbeeld de verbinding van de ERM-software „ExpoCloud“ met verschillende verzenddienstverleners. Deze oplossing stelt organisatoren van evenementen niet alleen in staat om beursmateriaal op dezelfde dag te verzenden, maar ook om direct de kosten van verschillende verzendmethoden te vergelijken. Dit garandeert niet alleen de snelheid van de processen, maar zorgt ook voor een effectieve kostenbeheersing.
In een dynamische omgeving moeten magazijnvoorraden zich flexibel kunnen aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Dit proces van magazijnbeheer wordt schaalbaarheid genoemd. Schaalbaarheid wordt gekenmerkt door zowel een toename als een afname van opgeslagen materiaal op korte termijn.
Standbouwers of dienstverleners bieden vaak alleen opslag per jaar aan. Bij deze variant leiden veranderingen in de voorraadniveaus gedurende het jaar (bijvoorbeeld vermindering) niet direct tot een verlaging van de kosten. Een schaalbaar voorraadbeheersysteem moet daarom ook factureringsintervallen gedurende het jaar mogelijk maken. Een professionele leverancier zou daarom de volgende opties moeten bieden:
Palletruimte per jaar
Palletruimte per maand
Palletruimte per dag
Natuurlijk zijn de kosten per jaar in de meeste gevallen gunstiger per tijdseenheid. Toch moeten flexibiliteit en schaalbaarheid, vooral in volatiele tijden, voorrang krijgen boven de kosten op lange termijn.
In het verleden werd de opslag van tentoonstellingsstands en tentoonstellingsmaterialen vaak gezien als een secundaire dienst van de standbouwer. Daardoor werd er vaak weinig aandacht besteed aan de processen en de kwaliteit van de opslag.
Op de een of andere manier was alles altijd op het juiste moment op de beurs...
Deze tijden zijn echter al lang voorbij. Het toenemende netwerken van diensten vereist efficiënte en traceerbare processen. Evenementenplanners zijn al lang niet meer zowel producent als logistiek medewerker. Als deze processen nu gezamenlijk maar afzonderlijk worden afgehandeld, worden fouten in processen en kwaliteit onmiddellijk zichtbaar.
De opslag van beursstands en beursmaterialen is een vak apart.
Dit betekent echter ook dat u de beslissing over opslag onafhankelijk van de huidige of toekomstige standbouwer kunt nemen. Dit verandert echter ook de beslissingsparameters, omdat processen en kwaliteit nu centraal staan. Er is daarom maar één duidelijke aanbeveling. Bekijk de magazijnen van uw logistieke dienstverlener op locatie. Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Laat ze je zowel de processen (software) als de uitvoering (echt) op locatie laten zien. Zo krijg je snel een duidelijk beeld.
Gebaseerd op 6 succesfactoren heeft dit artikel de noodzaak beschreven om het beheer van beursmaterialen te reorganiseren. De pandemie van het coronavirus is niet de aanleiding, maar eerder de katalysator voor een grondige revisie van het beheer van beursmateriaal.
De belangrijkste boodschappen zijn:
Informatie: Zorg voor transparantie over je huidige inventaris. De sleutel hiertoe zijn geen Excel spreadsheets, maar een modern ERM-systeem. Sla je voorraad alleen op bij dienstverleners die je toegang kunnen geven tot een dergelijk systeem.
Kosten: Op basis van deze informatie moet je gericht “uitmesten”. Een direct overzicht van de voorraad vormt hiervoor de basis. Daarnaast moet een professionele aanbieder voorraden gemakkelijk kunnen schalen. Met andere woorden, ze moeten voorraadintervallen “per jaar”, “per maand” en “per dag” kunnen aanbieden. In volatiele tijden zijn kortere intervallen (schaalbaarheid) te verkiezen boven langere, zelfs als deze in eerste instantie gunstiger lijken per tijdseenheid.
Wendbaarheid: De wendbaarheid van magazijnbeheer hangt grotendeels af van de snelheid van het informatiesysteem. Wendbaar handelen is immers alleen mogelijk als informatie snel beschikbaar is.
Snelheid: behendig handelen alleen is niet genoeg, de aanbieder moet ook in staat zijn om de logistieke bewegingen snel en efficiënt uit te voeren. Informeer naar de online verbinding van verschillende verzenddienstverleners. Alleen zo kunnen logistieke bewegingen snel worden uitgevoerd.
Schaalbaarheid: Daarnaast moet de opslag ook “wendbaar” zijn om de kosten voor de opslag van beursmaterialen op korte termijn te kunnen reduceren.
Kwaliteit: De opslag van beursstands en beursmateriaal is een vak apart geworden. Een foto zegt meer dan duizend woorden. Het is essentieel dat u zich een beeld vormt van de opslag van leveranciers op locatie. Let op de ruimtes, de organisatie en de processen.