Software voor evenementenbeheer in de beursbouw

De planning van een beursoptreden of deelname aan een evenement gaat gepaard met een lange en intensieve periode van voorbereiding. Vaak werken niet alleen exposanten en standbouwers samen, maar ook andere dienstverleners die de beurspresentatie compleet maken. Event resource management helpt om het overzicht over de beursplanning te behouden en werktijd te besparen. Hoe dit er precies uitziet, lees je in het blogartikel.

Event resource management gebruiken om een beursstand te plannen

Digitalisering heeft zijn intrede gedaan op alle gebieden van onze werkwereld en ons dagelijks leven, dus waarom ook niet in de beursindustrie? In de huidige VUCA-wereld (volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambivalentie/ambiguïteit) moeten werkstappen wendbaarder worden.

Maar welke mogelijkheden heb ik met zo'n ERM-systeem bij het plannen van mijn beursstand en hoe werkt zo'n systeem? Ik leg dit graag uit aan de hand van het ExpoCloud portaal:

Hoe kan de ExpoCloud event resource management software mijn wendbaarheid vergroten?

Beursoptredens kunnen eenvoudig en online worden gepland, ontworpen en besteld met beursverhuursystemen in de ExpoCloud portal. De juiste evenementenlogistiek, beursop- en afbouw, reclamematerialen op maat en beurscatering kunnen ook online worden geselecteerd en geboekt. De evaluatie van de prestaties van uw huidige live communicatie laat optimalisatiemogelijkheden zien die kunnen worden meegenomen in de toekomstige planning van uw evenement.

Met ExpoCloud kunt u uw beurspresentaties continu verbeteren en meer succes behalen door eenvoudig en efficiënt uw eventmanagement te digitaliseren. Dit betekent dat u uw beursdeelname kunt plannen, uitvoeren en analyseren met ExpoCloud.

In de rest van dit blogartikel leg ik graag uit wat de voordelen zijn van een dergelijk ERM-systeem:

Voordelen van het gebruik van event resource management software

1. Geen annuleringskosten voor last-minute annuleringen

Een boeking die grotendeels geautomatiseerd is via het ExpoCloud portaal stelt ons in staat om evenementen te organiseren met de laagst mogelijke verwerkingskosten. Het annuleren van evenementen op korte termijn gaat daarom niet gepaard met de hoge annuleringskosten die gebruikelijk zijn in de branche.

2. tijdsbesparing bij het plannen van een beursstand

Met ExpoCloud is holistische evenementplanning zo procesgeoptimaliseerd dat u de planningstijd per evenement tot 75% kunt verkorten, waardoor u alle komende beurzen in het najaar zonder tijdsdruk kunt plannen. U kunt uw individuele beursstand online samenstellen met behulp van onze beurssystemen of uw eigen tentoonstellingsstukken of afbeeldingen. Dit betekent dat je gemakkelijk meerdere beurspresentaties in korte tijd kunt creëren en plannen.
 

3. Overzicht houden van beursdeelnames

Bij een groot aantal aankomende beurzen en evenementen is het bijzonder belangrijk om het overzicht te bewaren. Daarom heeft u altijd en overal online toegang tot het ExpoCloud-portaal. Vanuit daar ziet u alle artikelbeschikbaarheden – van promotiematerialen tot eigen en gratis huurbeurssystemen, en zelfs uw individuele beursgrafieken.

Uw lopende projecten en de actuele status kunnen in detail worden weergegeven, zodat u het overzicht behoudt. U weet dus altijd precies welke levering nog onderweg is en wanneer deze aankomt, welke beursstand wordt opgebouwd of afgebouwd, of zich al op de terugweg bevindt. Met ExpoCloud heeft u met één druk op de knop volledig overzicht.

4. Beurssystemen huren

In ons Event-Resource-Management-systeem kunt u huursystemen en beursaccessoires (balies, counters, etc.) voor uw planning gebruiken. Daarbij kunnen modulaire beurssystemen worden samengesteld tot uw gewenste beursstand – alleen de textielgrafieken moeten opnieuw worden geproduceerd.

Naast het feit dat u uw flexibiliteit bij de beursplanning aanzienlijk vergroot, kunnen de beurssystemen talloze keren worden hergebruikt. Deze optie is daardoor een stuk duurzamer dan het bouwen van een nieuwe stand. Lees hier meer over onze huursystemen.

5. Uitgebreide beursservice uit één hand boeken

Wanneer u uw beursstand in het ExpoCloud-portaal hebt aangemaakt, stelt zich de vraag hoe deze stand op de beurslocatie komt. Onze beursservice  biedt u het totaalpakket voor alle logistieke processen binnen eventmanagement. Dit omvat de op- en afbouwservice, evenals het verzenden van beursmateriaal. Na afloop van een beurs wordt uw materiaal gecontroleerd, gereinigd en professioneel opgeslagen. U verlaagt uw beurskosten en verhoogt uw procesefficiëntie – voor succesvol en soepel eventmanagement.

6. Beursafhandeling in het Event-Resource-Management

Na de beurs is het werk nog niet klaar: tot de nabehandeling behoort het controleren van het beurssucces. Maar hoe succesvol is uw livecommunicatie eigenlijk? Wij bieden u transparante realtimegegevens en statistieken voor de evaluatie waarmee u uw evenementen kunt analyseren, vergelijken en duurzaam optimaliseren. Het aantal bezoekers, hun verblijfsduur en het aantal terugkerende bezoekers zijn gegevens waarmee u toekomstige beursdeelnames kunt optimaliseren. U weet wat loont, kent de exacte beursleads en kunt datagestuurde beslissingen nemen. Zo heeft u uw beursbudget altijd in het vizier en verloopt uw beurscontrolling eenvoudiger dan ooit. Want data zijn de grondstof van de digitale transformatie in live-marketing.

Conclusie over Event-Resource-Management

Welk Event-Resource-Management-systeem u ook gebruikt: in tijden van digitalisering en de huidige situatie met talloze beursannuleringen door het coronavirus, is het belangrijk om uw werk zo flexibel mogelijk te organiseren. Het is aan te raden om een systeem te gebruiken waarmee u alle stappen van de beursplanning kunt beheren en het overzicht bewaart – zodat u tijd en kosten kunt besparen.