DGUV administratie: Vereenvoudigde documentatie voor beheerders

Ben je hiermee bekend? Als portaalbeheerder moet je niet alleen technische apparaten en machines beheren, maar er ook voor zorgen dat alle relevante veiligheidscertificaten, zoals de DGUV-test, altijd correct beschikbaar zijn. Vooral op beurzen of evenementen kan het stressvol zijn als een certificaat plotseling ontbreekt of niet kan worden gevonden. Op zulke momenten telt elke seconde.

Met ExpoCloud heeft u nu een geoptimaliseerde oplossing die dit proces voor u gemakkelijker maakt. U kunt op elk moment snel en betrouwbaar toegang krijgen tot alle benodigde DGUV-documenten en bewijzen dat uw apparaten op de juiste manier zijn getest. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en geeft u de zekerheid dat u optimaal bent voorbereid!

Inhoud

1. Waarom is de DGUV-administratie belangrijk?

2. Wat is er veranderd in het DGUV beheer?

3. Voordelen van de DGUV functies voor portaalbeheerders

4. Conclusie: Efficiënt beheer van DGUV documenten in ExpoCloud

1. Waarom is de DGUV-administratie belangrijk?

De DGUV (Duitse sociale ongevallenverzekering) zorgt voor de veiligheid van werkplekken en openbare evenementen. Regelmatige veiligheidsinspecties van apparatuur spelen hierbij een centrale rol. De DGUV-keuring certificeert dat machines en apparatuur veilig kunnen worden bediend en geen risico vormen voor de gezondheid. Als portaalbeheerder moet u te allen tijde het bewijs kunnen leveren van de juiste tests, vooral tijdens evenementen of beurzen.

U moet ervoor zorgen dat alle relevante documenten met betrekking tot de tests snel en gemakkelijk toegankelijk zijn. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot de juiste documentatie van de DGUV-test is daarom van groot belang om het relevante bewijs te kunnen leveren in het geval van een inspectie of als dat nodig is.

2. Wat is er veranderd in het DGUV beheer?

ExpoCloud heeft nu het beheer van DGUV documentatie aanzienlijk geoptimaliseerd zodat portaalbeheerders in de kortst mogelijke tijd toegang hebben tot alle belangrijke testrapporten. De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op het uploadproces en het beheer van inspectienummers, die een centrale rol spelen bij DGUV inspecties.

• Duidelijkere etikettering voor een betere structuur
  Zoals reeds uitgelegd in het blogartikel Compliance Management im Messebau: Wie ExpoCloud das Compliance Management vereinfacht und automatisiert, is de “DGUV” administratie omgedoopt tot “Compliance” om de relevantie van het algemene compliance management te benadrukken. Bovendien krijgt het tabblad de naam “DGUV-V3” om een duidelijke versiebeheer van de documenten te garanderen.

• Geoptimaliseerde documentopslag
  Voorheen was het nodig om DGUV-documenten in verschillende stappen te organiseren en toe te wijzen. Nu kunnen ze direct worden geüpload naar het compliance gedeelte van ExpoCloud en automatisch worden toegewezen aan de juiste inspectie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten.

• Unieke controlenummers
  Een van de grootste updates betreft het beheer van controlenummers voor documenten. Voorheen was het controlenummer alleen te vinden in de documentnaam, maar nu is het vereist als een apart, bewerkbaar verplicht veld bij het uploaden van documenten. Elk geüpload document heeft nu een “controlenummer” nodig (Afb. 1), dat uit zes cijfers bestaat. Dit controlenummer is uniek en komt van de chequelabels (Afb. 3 ). Bij het uploaden controleert de software of het nummer al is toegekend. Als dit het geval is, wordt er een foutmelding weergegeven. Als een correctie nodig is, kan het controlenummer vervolgens worden bewerkt (Afb. 2).

• Geoptimaliseerde weergave van grote hoeveelheden gegevens
  Om de gebruiksvriendelijkheid verder te verbeteren, is de weergave van uitgebreide DGUV-gegevens geoptimaliseerd. In plaats van paginering worden de gegevens nu continu weergegeven zonder pagina-einden. Dit verkort de laadtijd, verbetert de duidelijkheid en vergemakkelijkt de navigatie, vooral bij grote hoeveelheden gegevens.
• Efficiënt bewerken dankzij lightbox-integratie
  Met de nieuwe lightbox-functie kunnen DGUV-documenten direct in de DGUV-V3-administratie worden bewerkt en geüpload. Dit elimineert de omleidingen via de artikeladministratie en maakt snellere, naadloze bewerking mogelijk zonder de huidige weergave te hoeven verlaten.

3. Voordelen van de DGUV functies voor portaalbeheerders

Als portaalbeheerder profiteert u van een aantal voordelen die voortvloeien uit deze optimalisaties:

• Betrouwbare gegevensmigratie: alle eerdere documenten die alleen het controlenummer in de bestandsnaam hadden, werden automatisch gemigreerd naar het nieuwe verplichte veld. Dit zorgt ervoor dat ook oudere documenten correct en volledig worden geregistreerd.
  
• Beter overzicht en eenvoudige navigatie: dankzij de verbeterde gebruikersinterface kunt u snel en eenvoudig door de DGUV-documenten navigeren. De gebruikersbegeleiding is duidelijk gestructureerd, zodat u met slechts een paar klikken toegang hebt tot alle relevante informatie.
  
• Snelle toegang tijdens evenementen: Op beurzen en evenementen kunnen zich hectische situaties voordoen waarbij u snel toegang moet hebben tot documenten. Met de nieuwe functies kunt u alle relevante DGUV-documenten onmiddellijk en zonder omwegen vinden, zodat u indien nodig onmiddellijk alle bewijzen kunt presenteren.

4. Conclusie: Efficiënt beheer van DGUV documenten in ExpoCloud

Met de nieuwste optimalisaties in de DGUV administratie van ExpoCloud bieden wij u een efficiënte, gebruiksvriendelijke oplossing om de documentatie van uw DGUV inspecties snel en eenvoudig te beheren. De introductie van unieke inspectienummers, het vereenvoudigde uploadproces en de verbeterde gebruikersinterface besparen u niet alleen kostbare tijd, maar zorgen ook voor een veilige en transparante documentatie.

Voor u als portaalbeheerder betekent dit dat u altijd de juiste DGUV-documenten bij de hand heeft op beurzen en evenementen en deze snel en eenvoudig kunt presenteren. ExpoCloud biedt u de tools die u nodig heeft om uw DGUV administratie efficiënt en veilig te organiseren.

Gebruik de nieuwe functies en maak uw werk met DGUV documenten eenvoudiger - snel, betrouwbaar en zonder onnodige inspanning.