Hoe ExpoCloud compliancebeheer vereenvoudigt en automatiseert

In de wereld van de standbouw gaat het niet alleen om het maken van indrukwekkende stands die aandacht en bezoekers trekken. Achter de schermen zijn er complexe eisen die verder gaan dan alleen het ontwerp. Compliance management speelt een centrale rol om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke, ethische en regelgevende vereisten wordt voldaan.

Inhoud

1. Wat is compliance management in de standbouw? 

2. Belangrijke compliance-aspecten in de standbouw

3. Voordelen van goed gestructureerd compliance management 

4. Hoe ondersteunt ExpoCloud event managers bij compliance taken?

5. Conclusie 

1. Wat is compliance management in de standbouw? 

Compliance management verwijst naar het naleven van wetten, voorschriften en interne bedrijfsrichtlijnen. In de standbouw betekent dit dat alle aspecten van een project– van planning en materiaalinkoop tot montage en gebruik op de beurs –  moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Dit zijn bijvoorbeeld arbeidswetten, veiligheidsvoorschriften, milieueisen en branchespecifieke regels.

2. Belangrijke compliance-aspecten in de standbouw

Brandschutz und Sicherheitsvorschriften:

Tentoonstellingshallen en tijdelijke constructies zijn onderworpen aan strenge veiligheidsvoorschriften. Deze omvatten eisen voor brandbeveiliging, vluchtroutes en verdeling van ladingen. Het niet naleven van deze voorschriften kan ernstige gevolgen hebben - van boetes tot het in gevaar brengen van de gezondheid van bezoekers.

Naleving van DGUV-regelgeving 3:

DGUV Reglement 3 (voorheen BGV A3) regelt de veiligheid van elektrische systemen en apparatuur. Dit is vooral relevant in de standbouw, omdat er veel elektrische apparaten worden gebruikt, zoals verlichting, displays en computers. De regelgeving vereist dat alle elektrische systemen en apparatuur regelmatig worden gecontroleerd op veiligheid. Dit geldt met name voor draagbare elektrische apparatuur, die met korte tussenpozen en voor elk gebruik op beurzen moet worden gecontroleerd. Het niet naleven van deze voorschriften kan niet alleen boetes tot gevolg hebben, maar ook een aanzienlijk risico vormen voor werknemers en bezoekers. De inspectie moet worden uitgevoerd door een gekwalificeerde elektricien die kan bewijzen dat alle elektrische apparatuur voldoet aan de geldende veiligheidsnormen. Regelmatige inspecties en documentatie van de uitgevoerde tests zijn essentieel om te voldoen aan de vereisten van DGUV V3.

3. Voordelen van goed gestructureerd compliance management 

Goed doordacht compliancebeheer biedt tal van voordelen:

Risicominimalisatie:

Bedrijven die hun wettelijke verplichtingen actief controleren en uitvoeren, verminderen het risico op boetes, rechtszaken en reputatieschade.

Kostenbeheersing:

Nauwkeurige naleving van de voorschriften voorkomt onvoorziene kosten die zouden kunnen voortvloeien uit niet-naleving, zoals contractuele boetes of herbewerking.

Reputatie en vertrouwen:

Klanten en partners zullen eerder vertrouwen hebben in bedrijven die zich aan de geldende regels houden en dit transparant maken. Een goede reputatie versterkt de marktpositie en opent nieuwe zakelijke mogelijkheden.

Bescherming van werknemers:

Werknemers worden beschermd door de veiligheids- en arbeidstijdenvoorschriften na te leven en elektrische systemen en apparatuur regelmatig te inspecteren in overeenstemming met DGUV V3. Dit is niet alleen juridisch, maar ook moreel van essentieel belang.

4.  Hoe ondersteunt ExpoCloud event managers bij compliance taken?

Vanwege het toenemende belang van goed compliance management en de voordelen die dit met zich meebrengt, hebben we met de release 2024.08.15 het onderdeel Compliance gecreëerd in ExpoCloud.

Om dit gebied te kunnen gebruiken, moeten gebruikers in de gebruikersadministratie worden geparametriseerd als nalevingsbeheerders. Vanaf de huidige status (03.09.2024) zijn er geen extra licentiekosten verbonden aan deze functie.

U kunt nu kiezen tussen de volgende functies in het gebied

• DGUV-V3 status (dit is de analyseweergave)
• DGUV-V3 inspectie (dit is de workflow voor de ingebruikname van de DGUV-V3 inspectie)
  
  

4.1 DGUV-V3 Status

Deze weergave geeft je een direct overzicht van al je meetcomponenten die een elektrische aansluiting hebben en daarom onder de DGUV-V3 standaard vallen.

In de statusweergave kun je de volgende informatie in één oogopslag zien:

• Itemnr.
• Beschrijving van het item
• Elektrisch stroomverbruik van het item in watt
• Voorraadniveau (dit is de totale voorraad van het item en niet de huidige beschikbare voorraad)
• Datum van de laatste DGUV-V3 test (als hier de datum 01.01.1999 staat, dan is het artikel nooit getest)
• Datum van de volgende DGUV-V3 keuring (Dit is de datum tot wanneer het artikel gebruikt kan worden op beurzen conform DGUV-V3)

Filter DGUV inspectie verschuldigd

In de statusweergave kun je de knop “DGUV inspectie te wijten” gebruiken om de weergave rechtstreeks te filteren op de items waarvan de inspectie te wijten is.

Nu zie je alleen de items waarvan de “Datum volgende controle” in het verleden ligt. Dit zijn de artikelen die zo snel mogelijk gecontroleerd moeten worden. Je kunt de artikelen ook blokkeren, zodat ze niet meer gebruikt worden op beurzen en dus een risico vormen op een compliance overtreding.

Excel-Export

Natuurlijk biedt ExpoCloud ook de eenvoudige export van lijstweergaven op het gebied van compliance.

Als je bijvoorbeeld de lijst met alle DGUV-V3 items wilt exporteren, kun je gewoon de knop “Excel export” gebruiken om ze naar een Excel spreadsheet te exporteren en offline te analyseren.

DGUV-inspectie in bedrijf stellen

In de analyseweergave kun je ook direct overschakelen naar de workflow voor het in bedrijf stellen van DGUV V3 inspecties.

Dit is dan het “DGUV-V3 inspectie” proces, dat wordt beschreven in het volgende hoofdstuk.

4.2 DGUV-V3 testen

Met het DGUV-V3 testgedeelte kunnen conformiteitsverantwoordelijken in 2 eenvoudige stappen elektronische apparaten laten testen volgens de DGUV-V3 standaard.

Stap 1: Selecteer item

• Je kunt de knop “DGUV inspectie vereist” gebruiken om het systeem te filteren op items waarvan de “datum van volgende inspectie” in het verleden ligt.
• De volgende stap is het selecteren van de items waarvoor je een inspectie wilt bestellen.

• Klik op de knop “Uitchecken” om direct naar de bestelpagina te gaan.
  
  

Stap 2: Bestelpagina

• De tweede stap is het invullen van de velden “Referentie 1” en “Bestelnr./kostenplaats” met de juiste waarden voor uw organisatie.
• Als de organisatie de budgetmodule gebruikt, kun je ook het bijbehorende budget selecteren.
• Als er verschillende factuurontvangers zijn opgeslagen voor de organisatie, kunnen deze ook worden geselecteerd.
• Je kunt de controle nu uitvoeren door op de knop “Verzenden” te klikken.

5. Conclusie

Compliance management in de standbouw is niet alleen een administratieve handeling, maar een fundamentele noodzaak om projecten op een veilige, wettelijk conforme en duurzame manier te organiseren. Naleving van DGUV V3 voor elektrische apparatuur is net zo belangrijk als de bescherming van werknemers en bezoekers. Bedrijven die zich bewust zijn van deze verantwoordelijkheid versterken niet alleen hun eigen positie in de markt, maar dragen ook bij aan de veiligheid en tevredenheid van hun medewerkers en klanten.

De ExpoCloud oplossing stelt compliance officers niet alleen in staat om in realtime de compliance status met betrekking tot de DGUV-V3 norm te controleren, maar ook om met een paar klikken noodzakelijke inspecties te bestellen en zo de naleving te waarborgen.