Mediabeheer in de evenementensector: efficiëntie en kwaliteit verhogen

Visuele communicatie speelt een doorslaggevende rol in de standbouw. Het grafisch ontwerp van stands is vaak de eerste indruk die bezoekers van een bedrijf krijgen. Een goed doordacht en professioneel gerealiseerd ontwerp trekt niet alleen de aandacht, maar kan ook het merkimago aanzienlijk versterken. Achter de schermen komt echter veel meer kijken dan op het eerste gezicht lijkt. Het gecentraliseerde beheer van drukgegevens is een essentieel onderdeel van dit werk - en vaak een grote uitdaging. In dit artikel bekijken we waarom gecentraliseerd beheer van printgegevens zo belangrijk is in de standbouw en hoe het efficiënt kan worden geïmplementeerd.

Inhoud

1. Waarom is gecentraliseerd beheer van afdrukgegevens zo belangrijk?

2. De voordelen van gecentraliseerd beheer van printgegevens

3. Hoe kan ExpoCloud hierbij ondersteunen?

4. Conclusie

1. Waarom is gecentraliseerd beheer van afdrukgegevens zo belangrijk?

Bij de bouw van een beursstand draait alles om het duidelijk en beknopt overbrengen van boodschappen. Elk grafisch element moet perfect op elkaar zijn afgestemd om een harmonieuze totaalindruk te creëren. Van banners en roll-ups tot grootformaat wandafbeeldingen - de eisen aan de kwaliteit en consistentie van de printgegevens zijn hoog. Gedecentraliseerd beheer van deze gegevens kan tot veel problemen leiden:

Inconsistentie:

Zonder gecentraliseerd beheer kunnen er verschillende versies van afbeeldingen in omloop zijn. Dit leidt tot inconsistenties in het ontwerp, wat het professionele imago van het bedrijf kan schaden.

Tijdverlies

Wanneer afbeeldingen vanaf verschillende locaties worden beheerd, kan het moeilijk zijn om snel de nieuwste versies te vinden. Dit leidt tot vertragingen in het productieproces.

Gebrek aan overzicht:

Gecentraliseerd beheer maakt het mogelijk om alle grafische elementen bij te houden. Zonder een centrale organisatie is het gemakkelijk om de controle te verliezen over de veelheid aan bestanden en versies.

Kostenstijging:

Onjuiste afdrukbestanden kunnen leiden tot onnodige herdrukken en hogere kosten. Gecentraliseerd beheer minimaliseert dit risico.

2. De voordelen van gecentraliseerd beheer van printgegevens

De invoering van een gecentraliseerd systeem voor het beheer van afdrukgegevens biedt veel voordelen. De belangrijkste worden hieronder opgesomd:

Consistentie en merkidentiteit:

Een gecentraliseerd platform zorgt ervoor dat altijd de meest actuele en correcte versies van afdrukbestanden worden gebruikt. Dit zorgt voor een consistente merkidentiteit, wat vooral belangrijk is in de standbouw, waar de eerste indruk telt.

Verhoogde efficiëntie:

Gecentraliseerd beheer bespaart tijd. Medewerkers hoeven niet langer lang te zoeken naar de juiste bestanden. Gecentraliseerde toegang tot alle afdrukgegevens versnelt de workflow aanzienlijk.

Betere samenwerking:

Met een gecentraliseerd systeem kunnen verschillende afdelingen en externe dienstverleners gemakkelijk samenwerken. Ontwerpers, marketingexperts en drukkers hebben allemaal toegang tot dezelfde bestanden, wat de communicatie vergemakkelijkt en fouten vermindert.

Veilige back-up en versiebeheer:

Dankzij gecentraliseerd beheer kunnen verschillende versies van bestanden veilig worden opgeslagen en indien nodig worden geraadpleegd. Dit vermindert het risico op gegevensverlies en maakt het eenvoudiger om wijzigingen bij te houden.

3. Hoe kan ExpoCloud hierbij ondersteunen?

Met de release 2024.09.06 werd de ExpoCloud oplossing uitgebreid met de module “Media Manager” met een DAM (Digital Asset Management) voor het beheer van print- en videogegevens.

Media Management maakt onderscheid tussen 3 verschillende mediatypen:

• Graphics: Dit zijn graphics voor beurssystemen of beurssystemen met vaste graphics zoals roll-ups.
• Video: Dit zijn multimedia gegevens, zoals video's.
• Print: Dit zijn printgegevens voor reclamemateriaal, bijvoorbeeld brochures.

3.1 Vereisten voor het gebruik van de Media Manager

Artikelbeheer

• De voorwaarde voor het gebruik van Mediabeheer is de parametrisering van het artikel voor Mediabeheer.
• Dit gebeurt in het artikelbeheer via de nieuwe parameter “Media”.
• Deze parameter is standaard ingesteld op “Geen media” en kan worden gewijzigd in “Grafieken”, ‘Video’ of “Afdrukken”.

Gebruikersbeheer

• De voorwaarde voor het gebruik van de Media Manager is de activering van de functionele autorisatie “Media Manager” in het gebruikersbeheer voor geautoriseerde gebruikers.
• Het bereik “Media” kan alleen worden bekeken en bewerkt door de gebruiker met de functionele autorisatie.

3.2 De Media Manager gebruiken

• Voor geautoriseerde gebruikers is de Media Manager toegankelijk via het item “Media” in het zijmenu van ExpoCloud. Het menu-item is alleen beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisatie.
• De gebruiker moet dan kiezen voor “Grafiek”, ‘Video’ of “Afdrukken” in de Media Manager.
• Hieronder bekijken we het gebied “Graphics”. De functies zijn identiek in de andere gebieden.
  
  

3.2.1 Tabelweergave van mediagegevens

• In de weergave “Media/Grafieken” kun je alle afbeeldingen zien die in het systeem als “Grafieken” zijn geparametriseerd. De volgende informatie wordt in tabelvorm weergegeven:
  
  
  • Itemnr.
  • DAM-versie (afbeeldingen, video, afdruk)
  • Aantal opgeslagen en onder versiebeheer vallende gegevens.
  • Datum van laatste wijziging (logboekvermelding)
  • Gebruiker van laatste wijziging (logboekvermelding)
• De filter “Geen gegevens” in de paginatitel kan worden gebruikt om te filteren op afbeeldingen waarvoor geen gegevens zijn opgeslagen in het DAM (Digital Asset Management).
• De filter “Gegevens beschikbaar” in de paginakoptekst kan gebruikt worden om de afbeeldingen te filteren waarvoor gegevens opgeslagen zijn in het DAM (Digital Asset Management).
• U kunt alle afbeeldingen of gefilterde afbeeldingen rechtstreeks overbrengen naar Excel met de knop “Excel export” in de paginatitel.
  
  

3.2.2 Gedetailleerde weergave van mediagegevens

• U kunt overschakelen naar de gedetailleerde weergave van de mediagegevens met de knop “Bewerken”.

Gegevens uploaden:

• In deze weergave kun je nieuwe gegevens uploaden met de knop “Uploaden”.
• Tijdens het uploaden worden de gebruiker en het tijdstip van uploaden geregistreerd en onveranderbaar opgeslagen.
• Als er meerdere bestanden worden geüpload, forceert het systeem versiebeheer. Dit betekent dat de gebruiker slechts één gegevensrecord als “actief” kan parametreren. Wijzigingen worden ook geregistreerd met gebruiker en tijdstempel.

Downloaden van gegevens:

• Met de knop “Downloaden” kunnen alle versies van de printgegevens worden gedownload.

Gegevens verwijderen:

• Gegevensrecords kunnen worden verwijderd met de knop “Verwijderen”.
• Als het “Actieve” gegevensrecord wordt verwijderd, moet de gebruiker een alternatief gegevensrecord als “Actief” instellen.
• In principe kan echter een onbeperkt aantal versies worden opgeslagen.
  
  

3.3 Voordelen van de Media Manager

• Met de Media Manager kun je op elk moment de huidige gegevensstatus bekijken.
• De nieuwste versie wordt altijd gebruikt, vooral voor de postproductie van fysieke afdrukken (grafieken of print).
• Bij de postproductie van fysieke producten zijn de printgegevens onmiddellijk beschikbaar en gecontroleerd. Dit zorgt voor het snelste proces voor tijdkritische postproductie.
• Bij video-inhoud is de inhoud online beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld de content bekijken en het juiste medium kiezen bij het selecteren van het product.
• Videocontent is bovendien altijd beschikbaar in de software en kan op elk moment worden gedownload. Dit betekent dat de content ook toegankelijk is en gedownload kan worden als noodoplossing op bijvoorbeeld beurzen.

Beschikbaarheid:

• De module “Media” is beschikbaar voor alle versies van ExpoCloud.
• De module vereist de IS-4311 licentie voor alle goedgekeurde gebruikers. 

4. Conclusie

Het gecentraliseerde beheer van media in de beursbouw is een beslissende factor voor het succes van beurspresentaties. Het zorgt voor consistentie, verbetert de efficiëntie en vermindert het risico op fouten en onnodige kosten. Bedrijven die een professionele oplossing gebruiken om hun printgegevens te beheren, profiteren van een soepeler proces en een consistente merkaanwezigheid op beurzen.

De implementatie van gecentraliseerd mediabeheer optimaliseert niet alleen de hele workflow, maar garandeert ook de kwaliteit van de uiteindelijke afbeeldingen en digitale inhoud - een must voor elk bedrijf dat een blijvende indruk wil maken op beurzen.