ERP-interface in evenementenbeheer

Tegenwoordig werken middelgrote bedrijven en multinationals met bekende ERP-systemen, zoals SAP of Microsoft Dynamics. Deze ERP-systemen brengen alle bedrijfsprocessen in kaart en koppelen deze slim aan elkaar. Het inkoopproces heeft invloed op verschillende stakeholders in de beursbranche (marketing- en eventmanagers, de administratie en leveranciers).

Hoe werkt het bestelproces voor middelgrote bedrijven en multinationals?

Om een ​​beursstand bij de leverancier te bestellen, vraagt ​​de marketing- en eventmanager een stand aan bij de standbouwer. Op basis van een gedetailleerde briefing maakt de standbouwer een concept, inclusief een tekening en een offerte. Als het concept akkoord is, wordt op basis van de offerte een inkooporder aangemaakt in het ERP-systeem. Deze moet worden goedgekeurd door een collega met uitgebreide autorisatie in het ERP-systeem. Met behulp van een uniek inkoopordernummer, ook wel PO-nummer of inkoopordernummer genoemd, wordt na interne goedkeuring een bestelling geplaatst bij de leverancier (standbouwer). De leverancier maakt op zijn beurt een bestelling aan en noteert dit PO-nummer op de order. Na een succesvolle beurs wordt de factuur gefactureerd. Aan de hand van het PO-nummer en het factuurbedrag kan de administratie de openstaande factuur voldoen.

Waarom werkt dit niet altijd?

In theorie klinkt het proces eenvoudig en vergt het weinig moeite. In de praktijk kunnen er echter afwijkingen optreden, waardoor het proces verstoord raakt en niet wordt voltooid. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Diensten waren niet nodig

• Diensten werden op korte termijn geboekt

• Prijzen in de offerte, order en factuur komen niet overeen

   

• Goedkeuring in SAP duurt te lang, waardoor orderdeadlines niet gehaald kunnen worden

Deze onverschilligheid gaat vaak gepaard met verhoogde coördinatie en kosten. De frustratie die beide stakeholders ervaren, mag niet worden verwaarloosd.

Hoe zinvol is een OCI-koppeling?

Als u een ERM (Event Management System) gebruikt, kunnen OCI-interfaces (Open Catalog Interface) helpen. OCI is een gestandaardiseerde catalogusinterface voor het uitwisselen van gegevensrecords.

Efficiëntie verhogen met meerdere boekingen

De beste bedrijven zijn succesvol in live communicatie omdat ze, naast traditionele imagobeurzen, klantspecifieke en kleinere evenementen organiseren. Deze zijn meestal op maat gemaakt en scoren hoger met een hogere effectiviteit, wat op zijn beurt leidt tot meer leads. Denk hierbij aan congressen, conferenties, HR-beurzen, orderbeurzen, dealerbeurzen, open dagen en nog veel meer. Dit verhoogt echter het aantal evenementen voor veel bedrijven doorgaans tot meer dan 50 per jaar. Door gebruik te maken van een OCI-interface worden alle bestellingen automatisch geïmporteerd in het ERP-systeem via een extern bestelportaal. De artikelen worden correct geconfigureerd en ook weergegeven in het facturatieproces. Het proces is daardoor efficiënter qua tijd en interfaces.

Efficiëntie verhogen door procescompliance

Het bestelproces staat geen afwijkingen toe tijdens het bestellen, aanmaken of factureren. De bovengenoemde onverschilligheid kan dus niet ontstaan.

Verhoogde efficiëntie door procesautomatisering

De winkelwagen is al naar SAP overgezet en vrijgegeven voor goedkeuring in de "bovenliggende" instantie. Het opvragen van een offerte, handmatige invoer of het handmatig invoeren van de bestelling is volledig geëlimineerd. Zodra de bestelling is goedgekeurd, wordt de gegenereerde bestelling doorgestuurd naar de externe dienstverlener.

Eenvoudig inloggen op een externe webshop

Via de OCI-interface is het ERP-systeem (bijv. SAP) gekoppeld aan een externe webshop. Om een ​​bestelling te plaatsen, vindt de gebruiker een link naar de externe webshop. Omdat de gebruiker de vertrouwde SAP-omgeving niet hoeft te verlaten, is het gebruiksvriendelijk en wordt het webshopsysteem niet als een op zichzelf staande oplossing gezien. Ook het omslachtige inloggen op een ander webshopsysteem vervalt.

Wanneer bespaart een OCI-interface geld op eventmanagement?

Een OCI-interface brengt eenmalige en doorlopende kosten met zich mee. Naast de eenmalige programmeerinspanning (ongeveer drie mandagen voor beide partners) moet de interface worden onderhouden. De maandelijkse kosten bedragen ongeveer € 150-200. Als het bedrijf niet over de benodigde programmeerkennis beschikt, kan een externe systeemintegrator nodig zijn.

De kosten voor het annuleren of crediteren van een onjuist verzonden factuur bedragen ongeveer € 20-35 per procesonderbreking voor grote bedrijven. Omdat deze kosten door beide stakeholders worden gemaakt, verdient een OCI-interface zich al na 10 procesverstoringen terug. Dit is exclusief de kosten van extra medewerkers voor testen, root cause analyse, enzovoort.

Conclusie over het geautomatiseerde bestelproces met een OCI-interface in eventmanagement voor middelgrote bedrijven en grote ondernemingen

Het mooiste is dat het gehele bestelproces geoptimaliseerd en geautomatiseerd kan worden door een OCI-interface te koppelen. De doorlooptijd van het proces wordt aanzienlijk verkort, wat beide bedrijven tijd bespaart. Omdat de winkelwagen automatisch alle parameters zoals prijzen, artikelen en resources importeert en er geen handmatige interfaces of overdrachten nodig zijn, is de foutmarge minimaal en verloopt het proces soepel. Tijdrovende creditnota's en het aanmaken van extra bestellingen worden geëlimineerd. Gezien deze voordelen verloopt het bestelproces aanzienlijk efficiënter.

Een OCI-interface is met name interessant voor bedrijven die werken met een ERP-systeem, hun processen willen optimaliseren met een voorkeurspartner en vaker bij deze voorkeurspartner bestellen. Immers, hoe vaker u bestelt, hoe lager de bestelkosten per bestelling.