5 tips voor zorgeloze evenementenlogistiek

Met het grote aantal jaarlijkse evenementen en beurzen is de basis hiervoor niet alleen een succesvol evenement voor de klant, maar ook professioneel en soepel projectmanagement. Terwijl grote beurzen en evenementen of eenmalige evenementen zich richten op het project, vereist een systematische en schaalbare aanpak (bijv. regelmatige deelname aan wervingsevenementen) een meer procesgerichte aanpak, aangezien taken, processen en logistiek voortdurend worden herhaald. In het volgende blogartikel geef ik 5 tips om de logistiek van evenementen te optimaliseren.

1. Kies de juiste beursuitrusting voor het evenement

Voor terugkerende evenementen met een vergelijkbare structuur is het raadzaam om modulaire beursapparatuur en systeemcomponenten te gebruiken. De redenen hiervoor liggen voor de hand. Enerzijds is het gunstiger qua investeringskosten in vergelijking met een individueel ontworpen beursconcept. Ten tweede is het beter schaalbaar als bijvoorbeeld het standconcept moet worden aangepast vanwege verschillende locaties en beschikbare standafmetingen of als meer apparatuur selectief moet worden gebruikt voor één evenement om te focussen op een specifiek evenement. Systeemcomponenten kunnen ook op zeer korte termijn worden georganiseerd en zijn meestal compact.

2. Vermindering van belanghebbenden bij de planning van beurzen

Wanneer een klant exposeert op een beurs of evenement, zijn er meestal veel partijen betrokken bij de organisatie: De organisator bij wie de beurs wordt geboekt, hoeft niet noodzakelijk de eigenaar te zijn van de locatie waar de beurs plaatsvindt. Een bureau dat verantwoordelijk is voor het concept en de afhandeling, de logistieke dienstverlener die de apparatuur levert en ophaalt, een dienstverlener die de catering verzorgt, de eigenaar van de locatie die de apparatuur verhuurt, een standbouwer die de stand opbouwt en afbreekt en, last but not least, de medewerkers van de klant die tijdens het evenement voor de stand zorgen en zich wijden aan de eigenlijke taak en het eigenlijke doel: Het verkrijgen van contacten om uiteindelijk leads te genereren.

De interactie van dit grote aantal betrokken partijen vergt coördinatie-inspanningen en is vaak tijdrovend door onvoorziene omstandigheden. Volgens het motto “veel koks bederven de soep”, kun je soms  optimalisatie bereiken als je bepaalde gebieden vanuit het oogpunt van de klant kunt combineren en zo het aantal betrokken belanghebbenden kunt verminderen (bijv. de standbouwer zorgt ook voor de beurslogistiek, het agentschap zorgt ook voor de catering, heeft een eendaags evenement zelfs catering nodig, enz.) ).

3. Tijdkritische procesproblemen herkennen, erop anticiperen en ze plannen tijdens de planning en voorbereiding van de beurs

Idealiter zou alles soepel moeten verlopen als alles correct is gepland. Iedereen die ervaring heeft in de beurs- en evenementensector of verantwoordelijk is voor de logistieke keten weet dat dit alleen in theorie waar is. Zorgvuldige planning is zeker de basisvoorwaarde. Maar door de complexiteit van de interactie tussen de betrokken partijen kan zelfs één afwijking gevolgen hebben voor de hele procesketen. Als een expediteur niet of veel te laat levert en er geen materiaal op locatie beschikbaar is, of als de gecontracteerde standbouwer 's ochtends nog in de file staat en het evenement al over twee uur begint, kan het snel onrustig worden. In dit geval is het aan te raden om alle nodige contactgegevens en noodnummers al bij de hand te hebben in plaats van kostbare tijd te moeten verspillen aan opzoekwerk. Als er van tevoren al rekening is gehouden met het ergste scenario, is er voor de meeste gevallen al een back-up plan dat je in geval van nood tevoorschijn kunt halen.

4. Voldoende reservemateriaal en slijtageonderdelen op voorraad houden

Als tentoonstellingsmateriaal vaak wordt gebruikt, zijn slijtage en schade vaak onvermijdelijk, ondanks zorgvuldige behandeling en verpakking. Aangezien sommige evenementen snel na elkaar worden georganiseerd met hetzelfde materiaal, is het raadzaam om op zijn minst een back-up van kleine en reserveonderdelen of zelfs een set “noodmateriaal” klaar te hebben liggen om onmiddellijk te kunnen reageren in geval van transportschade, diefstal of defecten tijdens de montage/demontage. Productietijden voor tentoonstellingen, textielreclame, roll-ups, enz. zijn vaak langer dan het beschikbare tijdsvenster toelaat. Het is natuurlijk niet realistisch om een complete tentoonstellingsset permanent stand-by te houden. Typische slijtdelen en geselecteerde onderdelen zijn echter vaak voldoende, waar je niet zonder wilt kunnen als het nodig is.

5. De aanbieder van marketingdiensten voor evenementen kiezen

Er zijn hier in principe drie uitgangspunten:

• Alle taken worden “in-house” uitgevoerd, d.w.z. door de klant zelf.

• De klant maakt selectief gebruik van verschillende dienstverleners.

• De klant gebruikt een „alles-in-één-oplossing“ met een dienstverlener die aan alle relevante eisen kan voldoen.

Op het eerste gezicht lijkt de volledige interne oplossing van de klant het meest kosteneffectief. Er worden geen dure externe dienstverleners ingeschakeld, er zijn geen opslagkosten als de beursstand in het eigen magazijn wordt opgeslagen en de transportkosten lijken gunstig als er een geschikt voertuig in het wagenpark beschikbaar is. Als echter de volledige proceskosten en de gebruikte middelen in de berekening worden opgenomen, wordt dit gerelativeerd, omdat de betrokken werknemers tijdens deze periode niet langer zijn geïntegreerd in de feitelijke waardeketen van het bedrijf. Het wordt des te problematischer als er problemen ontstaan die door het bedrijf zelf moeten worden opgelost en niet kunnen worden overgedragen aan de dienstverlener, organisator, leverancier of standbouwer.

Het selectieve gebruik van dienstverleners in combinatie met het gebruik van eigen middelen en mankracht vertegenwoordigt de middenweg, de gulden middenweg zogezegd. Hier kunnen diensten naar behoefte worden toegevoegd of weggelaten en, afhankelijk van de omvang of frequentie van het evenement, worden georganiseerd op basis van de vraag. Dit is vaak de meest verstandige oplossing in termen van kosten, maar deze variant werkt meestal alleen voor kleine of middelgrote frequenties en bereikt snel zijn grenzen in termen van schaalbaarheid.

Een alles-in-één oplossing zou een variant zijn waarbij het hele proces van beursplanning en -uitvoering, inclusief logistiek, transport, montage/demontage, reiniging, inspectie, reparatie en IT-verbinding en geautomatiseerde rapportage, volledig door één aanbieder wordt verzorgd. De voordelen zijn duidelijk. Er is maar één contactpersoon en alle noodzakelijke en onberekenbare zaken moeten door deze persoon worden afgehandeld. Dit is de meest ontspannen oplossing en biedt extra mogelijkheden in het kader van digitalisering. Er zijn nu veel aanbieders die naast de traditionele taken en diensten ook ondersteunende digitale diensten aanbieden, zoals bezoekersmeting, webgebaseerde tools voor realtime voorraadniveaus, online apps voor het berekenen of visualiseren van een beursstand of OCI-interfaces voor het overbrengen van gegevens tussen verschillende ERP-systemen.

Conclusie over geoptimaliseerde beurslogistiek

Door de complexiteit en soms onvoorspelbare aard van beursbouw en evenementen zullen er altijd situaties zijn die afwijken van de geplande procedure en die zo nodig snelle en flexibele aanpassingen en beslissingen vereisen. Met een paar overwegingen die vooraf kunnen worden gemaakt, kunnen deze afwijkingen echter grotendeels worden geanticipeerd of, in het ergste geval, kunnen snel de juiste oplossingen worden gevonden.

Wil je de logistiek van je evenement uitbesteden? We helpen je graag!

Stuur nu een aanvraag